Setelah lebih dari 25 tahun Six Sigma diluncurkan sebagai salah satu metode untuk memperbaiki kinerja perusahaan, kita melihat perkembangan yang sangat luar biasa dari konsep ini sehingga sejak tahun 90-an konsep ini menjadi salah satu konsep utama dalam business improvement serta menjadi topik majalah-majalah bisnis seperti BusinessWeek atau Fortune. Namun kita sepertinya perlu untuk bersama-sama melihat dan melakukan evaluasi dengan obyektif mengenai Six Sigma dalam implementasinya (serta persepsi yang menyertainya) karena bagaimanapun tujuan Six Sigma, sebagaimana metode-metode lain, adalah untuk menjadikan perusahaan/bisnis kita lebih baik dan menguntungkan.

Dalam diskusi saya dengan beberapa praktisi Six Sigma, kami sepakat bahwa dalam perjalanan waktu sampai saat ini, ada beberapa persepsi keliru dalam implementasi Six Sigma. Dengan tambahan referensi beberapa artikel terkait dari majalah Quality Progress ("What's Wrong With Six Sigma?") dan Quality Digest ("The Dumbing Down of Six Sigma") saya membuat semacam analisis sederhana tentang persepsi keliru dalam implementasi metode ini. Analisis ini cenderung bersifat reflektif terhadap pengalaman pribadi saya sehingga mungkin banyak perbedaan dengan orang lain; untuk itu saya harap ini bisa menjadi bahan diskusi ataupun kritik/komentar terhadap saya pribadi.

Berikut adalah persepsi keliru dalam Six Sigma menurut analisis saya:

1. Implementasi Six Sigma Harus Menggunakan Analisis Statistik Yang Canggih

SALAH! Implementasi harus fokus pada tujuan untuk memberikan analisis yang tepat dan cepat, bukan pada penggunan tools dan analisis.

Sekali lagi, tujuan utama implementasi Six Sigma adalah membuat perusahaan kita bekerja lebih baik dan lebih profitable. Ya, sesederhana itu. Dalam dunia bisnis, salah satu faktor penting untuk bisa lebih baik dari pesaing adalah dengan mengeksekusi suatu rencana dengan cepat, termasuk juga membuat analisis dan mengambil keputusan dengan cepat.

Dalam mengimplementasikan Six Sigma dalam bentuk proyek, banyak Black Belt (BB) yang terdorong untuk melakukan analisis secara luar biasa kompleks semata-mata karena ia sudah mempelajari dan menguasai tool-tool dalam statistik. Banyak BB yang memperlakukan semua proyek atau permasalahan bisnis sebagai suatu rocket science exercise. Misalnya melakukan analisis multiple regression untuk suatu analisis yang cukup menggunakan pareto, misalnya. Ibaratnya, seringkali BB terdorong untuk menggunakan meriam untuk membunuh nyamuk, padahal hanya dibutuhkan satu tepukan tangan.

Tentu saja ada kasus-kasus yang memang memerlukan analisis yang kompleks seperti dengan Regression ataupun Design of Experiment. Biasanya dalam training, kita akan mendapat contoh kasus yang cukup rumit yang memerlukan analisis seperti itu. Namun, dalam dunia bisnis yang nyata, seringkali problem yang ada hanya memerlukan pengumpulan data dan analisis yang sederhana, dan dibutuhkan dengan sangat cepat. Banyak terdengar keluhan dari pemimpin-pemimpin bisnis dan CEO bahwa justru dengan adanya implementasi Six Sigma semua keputusan dan analisis menjadi lama dan berbelit-belit, malah ada yang perlu mengumpulkan data saja(!) perlu waktu selama 3 bulan. Kalau semua analisis penting seperti itu, bisa dipastikan bisnis kita akan jauh tertinggal dari para pesaing.

Sebuah artikel berjudul "Six Sigma Stigma" yang ditulis oleh Martin Kihn, memberikan sorotan yang sangat tajam terhadap implementasi Six Sigma sehubungan dengan hal diatas. Argumentasi Kihn adalah, jika Six Sigma disebut metode yang baik, mengapa Xerox (yang mengklaim sebagai implementor konsep ini sejak tahun 80-an) punya kualitas lebih rendah dibanding Canon, Toshiba, dan HP untuk printer dan copier? Mengapa Ford yang mengadopsi konsep Six Sigma sejak 1999 masih kalah jauh dari Toyota? Dari negeri kita sendiri, kita mungkin bisa mencari contoh gampang bagaimana ternyata implementasi Six Sigma tidak berhubungan langsung dengan keunggulan kualitas dan finansial perusahaan yang mengimplementasikannya.

Oleh karena itu, mari kita melakukan review terhadap program implementasi kita, dan berusaha keras untuk menggunakan semua tool Six Sigma secara tepat guna sehingga memberikan kontribusi signifikan kepada perusahaan kita dengan cepat. (Saya tidak dapat menghilangkan kata "dengan cepat" di setiap pargaraf karena di jaman kita, "waktu" telah menjadi salah satu "mata uang baru").

2. Implementasi Six Sigma Haruslah Meniru Model Yang Diterapkan Motorola atau GE

SALAH!

Model implementasi yang diterapkan oleh Motorola dan GE mungkin bisa dijadikan contoh atau rujukan, namun kemungkinan tidak selalu cocok diterapkan di semua perusahaan. Kebutuhan tiap-tiap perusahaan berbeda-beda, karakter dan budaya perusahaan berbeda-beda, sehingga implementasi Six Sigma pun semestinya fleksibel sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, ada perusahaan-perusahaan yang sudah punya program atau kultur yang kuat disuatu bidang, misalnya keunggulan dalam project management, maka ada baiknya implementasi Six Sigma juga dialignkan dengan kekuatan yang sudah ada.

Implementasi Six Sigma sekali lagi kita tekankan adalah bagaimana kita menyediakan sumberdaya (orang, waktu, biaya, dan komitmen) untuk menjawab persoalan paling penting dan kritikal yang dihadapi oleh sebuah perusahaan. Penggunaan statistik dan alat-alat analisis lain adalah dalam upaya kita menerjemahkan "data" menjadi "informasi", "informasi" menjadi "pengetahuan" sehingga dengan basis pengetahuan kita bisa mengambil keputusan dengan tepat dan cepat.

Dengan dasar diatas, maka struktur organisasi dan strategi implementasi di berbagai perusahaan harusnya sesuai dengan kultur dan kebutuhan. Tidak semua perusahaan harus menjadikan Six Sigma sebagai "budaya" perusahaannya. Tentu saja komitmen dari pemimpin perusahaan adalah sangat penting, karena itu menentukan dukungan dari semua karyawan dan menjamin dukungan dana, tapi untuk membentuk suatu departemen khusus untuk Six Sigma, kemungkinan akan menjadi tugas berat di berbagai perusahaan. Adalah bagus untuk bisa seperti itu, tapi jangan menjadikan itu alasan untuk tidak menerapkan konsep Six Sigma diperusahaan anda. Implementasinya bisa dilaksanakan oleh Operation Engineer, Project Engineer, Software Engineer, Finance Analyst, Marketing Officer, dsb; yang penting mereka telah mendapatkan training dan pemahaman yang cukup untuk mengimplementasikannya. Seperti yang telah dijelaskan dalam poin 1. yang penting adalah para pelaksana bisa memilah penggunaan tools Six Sigma secara tepat guna dan melaksanakannya dengan cepat.

3. Implementasi Six Sigma Adalah Berpusat Pada Training dan Sertifikasi

SALAH!

Walaupun Training adalah dasar dari pengajaran dan pelatihan metode Six Sigma serta sertifikasi merupakan sarana penting dalam membuat semacam standar skill dan kompetensi dari pelaksana Six Sigma, namun implementasi Six Sigma di suatu perusahaan yang terlalu menekankan pada orientasi training dan sertifikasi, lambat laun akan mengalami "pukulan balik" baik dari pimpinan maupun dari karyawan.

Sering kali karena adanya fokus yang berlebihan, terutama pada sertifikasi, karyawan akan melihat implementasi Six Sigma sebagai peluang untuk mendapat tambahan sertifikasi (apalagi kebutuhan di bursa kerja juga meningkat). Akibatnya, banyak proyek Six Sigma akan "diciptakan" hanya untuk mendapat sertifikat Black Belt, dimana seringkali terjadi hal yang lebih parah yaitu analisis dilakukan untuk "menjustify dan mendukung" keputusan atau solusi yang telah diambil atau diketahui oleh para pelaksana process improvement. Dalam kerangka waktu dekat, mungkin akan terlihat hal tersebut sebagai prestasi; implementasi Six Sigma sangat semarak, banyak proyek dengan penghematan disana-sini, banyak juga Black Belt yang telah disertifikasi.

Namun dalam jangka panjang, CEO akan melihat bahwa tidak ada korelasi positif antara jumlah training, proyek dan cerified Black Belt dengan kinerja finansial dalam 5 tahun terakhir, misalnya. Bahkan produk dan jasa perusahaan kita jauh tertinggal dari pesaing-pesaing. Disinilah bahayanya jika terlalu berfokus pada training dan sertifikasi. CEO akan kehilangan kepercayaan dan mulai mencari pengganti metode yang lebih berhasil. Karyawan juga menjadi skeptis karena Six Sigma cukup digunakan untuk mendapat sertifikat saja dan tak ada nilai tambah lain yang nyata. Jika hal ini terjadi, maka kerugian akan ditanggung semua pihak karena kita mengorbankan sebuah metode yang bagus hanya karena kita tidak tepat melaksanakannya.

Kesimpulan

Inti dari tulisan panjang ini adalah bahwa Six Sigma sebagai konsep telah diakui keunggulannya oleh banyak pihak. Namun dalam implementasi sering terjadi persepsi yang keliru; utamanya adalah melupakan tujuan utama penerapan Six Sigma sebagai pendukung bisnis untuk mendapatkan analisis yang tepat dan cepat.

Dengan segala kelengkapan metodologi dan statistical tools yang terkandung dalam Six Sigma,tetap perlu diingat bahwa pada prinsipnya metode ini adalah sebuah "kerangka berpikir untuk membantu kita mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat berdasarkan pengetahuan yang diambil dengan analisis data dan fakta secara tepat yang dipadu dengan berpikir kritis." Definisi ini diingatkan oleh Mark Kiemele dari Air Academy Associates, untuk mengingatkan kita bahwa selama filosofi itu kita pegang, maka Six Sigma akan tetap menjadi metode yang bermanfaat untuk menjawab tantangan bisnis.

Dalam retrospeksi, ini adalah tantangan kita bersama para praktisi di bidang Quality untuk tetap bisa memberikan kontribusi dalam pekerjaan kita.

Referensi

Goodman, John, and Jon Theuerkauf. "What's Wrong With Six Sigma?" Quality Progress January 2005: p.37-42.

Kiemele, Mark. "The Dumbing Down of Six Sigma." Quality Digest July 2004: p.72

Kihn, Martin . "Six Sigma Stigma." Accesseed from http://www.fastcompany.com/magazine/98/debunk.html.