|
Menggunakan Konsep 5S dalam Mengelola Sharefolder
D. Manggala (27 September, 2005)
Membicarakan konsep Lean, hampir selalu identik dengan dunia
manufaktur atau pabrik. Mengurangi inventory, mengurangi
waktu tunggu (waiting time), mengurangi gerak (motion)
atau transportasi adalah topik-topik yang berkaitan dengan
konsep Lean. Bagaimana dengan proses admisnitratif? Bisakah
kita menggunakan konsep Lean tersebut untuk mempercepat atau
memperbaiki proses di tempat kerja kita?
Dari berbagai obrolan dengan teman-teman di kantor serta
pengalaman di tempat kerja, ternyata konsep Lean bisa kita
gunakan untuk memperbaiki proses-proses sederhana di tempat
kerja kita; walaupun sederhana, namun apabila itu dibudayakan,
maka kantor kita bisa menjadi tempat kerja yang terorganisir.
Salah satu contoh sederhananya adalah mengimplementasikan
konsep 5S untuk mengelola sharefolder di tim kerja
kita.
Dalam dunia yang semakin banyak menggunakan komputer dan
jaringan (network) dalam pekerjaan, pengelolaan sharefolder
memegang perranan yang sangat penting. Sesuai namanya, sharefolder
merupakan folder tempat menyimpan file yang bisa diakses oleh
beberapa orang dari departemen yang sama (atau anggota departemen
lain yang mendapat otoritas untuk mengakses file-file yang
disimpan didalamnya). Tujuannya tentu saja agar sesama pegawai
bisa saling berbagi informasi tentang pekerjaan/proyek yang
sedang dikerjakan oleh masing-masing anggota maupun untuk
menyimpan data yang bersifat umum seperti budget departemen
maupun jadwal cuti dari anggota departemen tersebut. Secara
praktis, pengelolaan sharefolder sangat membantu
kelancaran pekerjaan sehari-hari; misalnya bila salah satu
pegawai sedang tidak masuk kerja, anggota yang lain bisa dengan
gampang mengakses file teman yang tidak masuk tadi. Secara
strategis, pengelolaan sharefolder adalah salah satu dasar
untuk membangun manajemen yang berdasarkan pengetahuan (Knowledge
Based Management) yaitu suatu proses dibangun
dan dikelola berdasarkan sistem dan pengetahuan kolektif,
dan bukan tergantung pada pengetahuan individu.
Namun dalam kenyataannya apakah yang terjadi? Sharefolder
sering tidak dikelola dengan baik yang mengakibatkan folder
itu menjadi gudang yang tak terawat sehingga susah mencari
file yang diperlukan.
 |
Misalnya,
sering terjadi pembuatan folder dengan nama dan kategori
yang suka-suka dan bermacam-macam. Ada yang menyimpan
filenya dalam folder utama, ada yang membuat folder
berdasarkan nama orang yang menciptakan file (misalnya
Budi atau Noni), ada
yang membuat folder berdasarkan nama proyek (misalnya
Trident Project, atau Financial
Project), ada juga yang membuat folder berdasarkan
tahun (misalnya Budget 2004). Selain
itu, sering sekali terjadi pembuatan nama berdasarkan
kepentingan spesifik (misalnya diberi nama folder Mp3
untuk menyimpan lagu, folder Cuti untuk
menyimpan informasi jadwal cuti.
Bayangkan jika jumlah file dan folder yang disimpan
banyak sekali, maka akan susah sekali menyimpan dan
mencari file yang kita perlukan. Persis seperti gudang
yang hanya dijejali berbagai macam barang tanpa pengaturan
yang jelas.
Bayangkan juga berapa lama yang diperlukan untuk mencari
file yang kita perlukan, dan berapa lama suatu aktivitas
harus menunggu hanya karena kita menghabiskan waktu
mencari-cari file.
Bagaimana dengan dari segi inventory? IT Department
sering mengeluhkan besarnya ukuran yang diperlukan oleh
sharefolder yang sering membuat network menjadi berat
dan lambat. Tentu saja akan terjadi demikian, sharefolder
sering menyimpan file-file yang sudah kadaluwarsa dalam
ukuran luar biasa besar, baik itu proyek-proyek lebih
dari 5 tahun silam, foto-foto, lagu-lagu/MP3, dan sebagainya.
Mungkin banyak diantara para pembaca yang familiar
dengan situasi diatas? Bagaimana kita menggunakan konsep
Lean sederhana untuk memperbaiki situasi diatas?
|
Disinilah kita bisa memanfaatkan konsep pengorganisasian
tempat kerja yang dikenal dengan nama 5S.
Berasal dari bahasa Jepang yakni Seiri,
Seiton, Seiso,
Seiketsu, dan Shitsuke.
Untuk lebih gampangnya, bisa juga digunakan dalam bahasa Inggris:
Sort, Set in Order, Shine,
Standardize, dan Sustain.
Bagaimana 5S ini digunakan dalam memperbaiki sharefolder
diatas?
 |
5S
1. Sort:
Tandai dan kumpulkan file-file yang sudah kadaluwarsa,
sudah tidak ada yang menyentuh dalam 3 bulan terakhir.
Simpan dalam satu folder yang bisa diberi nama Archive
atau Red Tag.
Juga kumpulkan disini file-file yang berukuran besar
namun sedikit gunanya buat pekerjaan kita sekarang(seperti
foto tamasya di tahun 2001, lagu-lagu, serta folder-folder
yang dibuat tahun 2004 dan sebelumnya). Folder ini adalah
kandidat untuk dihapus untuk membersihkan sharefolder
kita dari file-file tak berguna (Bisa juga dibuatkan
back up-nya ke dalam CD/DVD sebelum dihapus
dari network kita).
2. Set-in-Order:
Setelah file-file yang tidak berguna kita kumpulkan
dalam satu folder (untuk kandidat dihapus), kemudian
file-file dan folder-folder yang sering kita perlukan
kita susun dalam folder-folder yang kita standarkan.
Misalnya saja kita buat folder standar utama dengan
kategori Personnel (untuk menyimpan file-file pribadi),
Project (untuk menyimpan file proyek),Team (untuk menyimpan
informai yang bersifat kolektif seperti budget dan jadwal
cuti), serta file Archive (untuk menyimpan file-file
lama yang bisa dihapus).
3. Shine:
Nah, sekali lagi bersihkan file-file dan folder agar
semakin rapi dan bersih dari file-file lama. Juga saatnya
mendelete file-file dalam Archives yang benar-benar
sudah kadaluwarsa.
4. Standardize:
Bakukan proses diatas dan buatkan dokumentasi
serta informasi yang lengkap mengenai standarnya.
Informasikan kepada setiap anggota departemen agar semua
mengerti dan menjalankannya.
5. Sustain:
Bagian terberat adalah menjalankan dan memelihara proses
standar diatas. Apabila tidak kita pelihara secara konsisten,
maka sharefolder kita lambat laun akan kembali menjadi
keranjang sampah virtual raksasa. Oleh karena itu, pimpinan
departemen harus disiplin dan konsisten
menjaga standar yang sudah dibuat diatas.
|
Mungkin akan ada yang bertanya, manfaat apa yang bisa kita
dapat dari aktivitas yang sederhana ini? Apa ada manfaatnya
buat bisnis perusahaan?
Saya sendiri percaya bahwa hal-hal kecil diatas jika kita
budayakan sebagai kebiasaan dan dijalankan dengan konsisten,
maka lambat laun apa yang kita sebut Knowledge Based
Management akan bisa diwujudkan. Dengan hanya melaksanakan
hal diatas, kita bisa menghemat waktu untuk mencari-cari file,
kita bisa mengakses file yang disimpan rekan kita yang sedang
tidak masuk kantor dan meneruskan proyek tanpa harus menunggu,
kita bisa mengurangi beberapa mouseclick dalam mencari
file, dan kita bisa menghemat beberapa megabyte dari
server perusahaan kita. Jika kita terapkan di semua departemen,
penghematan yang kecil-kecil ini akan menjadi sangat besar!
|
