Catatan Sebelum Membaca:
Tulisan ini adalah sebuah penyederhanaan dari konsep Six
Sigma, atau bisa dianggap sebagai Six Sigma in a nutshell.
Apa itu Six Sigma?
Oleh: D. Manggala (22 Nopember 2003)
What’s in a name? That which we call a rose
By any other word would smell as sweet
- William Shakespeare (Romeo and Juliet, II, ii,
1-2) -
Definisi
Apa sih Six Sigma itu?
Dari kata per kata istilah ini terdiri dari:
Six yang artinya enam
Sigma yang merupakan simbul dari standar deviasi..
Untuk sampai ke arti six sigma, kita perlu tengok sejarahnya
sedikit. Six Sigma dimulai oleh Motorola
ditahun 1980-an oleh salah seorang engineer disana bernama
Bill Smith serta didukung penuh oleh CEO
Bob Galvin. Motorola menggunakan statistics
tools diramu dengan ilmu manajemen yang; kemudian sebagai
metrics, Motorola menggunakan financial metrics
(yaitu Return on Investment, ROI) yang merupakan
salah satu terobosan dibidang quality.
Dari latar belakang itu, Six Sigma
dapat diartikan sebagai sebuah metodologi terstruktur untuk
memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi
variasi pada proses (process variances) sekaligus mengurangi
cacat (produk/servis yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan
statistik dan problem solving tools secara intensif.
Secara harfiah, six sigma (6s) adalah suatu besaran yang
(secara sederhana) bisa kita terjemahkan secara gampang
sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan
cacat (defects) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta
produk/jasa. Konsep ini adalah turunan dari konsep
Process Capability. Intinya, Six Sigma
adalah sebuah referensi untuk mencapai suatu keadaan yang
nyaris bebas cacat.
Menurut Peter Pande,dkk, dalam bukunya
The Six Sigma Way: Team Fieldbook, ada
enam komponen utama konsep Six Sigma :
1. Benar-benar mengutamakan pelanggan:
seperti kita sadari bersama, pelanggan bukan hanya berarti
pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita, team yang
menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna
jasa, dll.
2. Manajemen yang berdasarkan data dan fakta:
bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar.
3. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan:
Six Sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses
yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan
perbaikan.
4. Manajemen yang proaktif.
5. Kolaborasi tanpa batas: kerja sama antar
tim/departemen yang sangat mulus.
6. Selalu mengejar kesempurnaan, tapi masih
toleran pada kesalahan (kecil).
Dalam perjalanan waktu, General Electric(GE)-lah
yang akhirnya mempopulerkan Six Sigma sebagai suatu trend
dan membuat perusahaan lain serta orang-orang berlomba-lomba
mencari tahu apa itu Six Sigma serta mencoba mengimplementasikannya
di tempat kerja masing-masing. Dalam hal ini, peran CEO
(waktu itu) Jack Welch boleh dibilang sangat
penting mengingat dia orang yang menjadikan Six Sigma sebagai
tulang punggung semua proses di GE, yang akhirnya menjadikan
dia sebagai salah satu celebrity CEO.
Kalau demikian, berarti konsep Six Sigma ditemukan
oleh Motorola?
Jawabannya: TIDAK.
Konsep dasar Six Sigma banyak sekali diambil dari Total
Quality Management (TQM) dan Statistical
Process Control (SPC) dimana dua konsep besar ini
diawali oleh pemikiran-pemikiran Shewhart,
Juran, Deming, Crossby
dan Ishikawa. Dari segi waktu, bisa dikatakan
Six Sigma adalah hasil evolusi terakhir dari quality improvement
yang berkembang sejak tahun 1940-an.
Hal inilah yang sering menjadi cibiran para pakar statistik
atau quality experts, karena menganggap Six Sigma
hanyalah konsep usang yang diganti bungkusnya dan dijual
lagi (kebetulan laku keras), serta banyak orang (dari manager
sampai pegawai biasa) yang melihatnya sebagai trend sesaat,
fad atau flavor of the month.
Banyak yang mengatakan bahwa Six Sigma adalah TQM yang
lebih praktis, ada juga yang mengatakan SPC dikombinasikan
dengan financial metrics; tapi bagi kita (setidaknya saya)..apapun
namanya entah itu Six Sigma, TQM, SPC, dll…yang pentingadalah:
ternyata konsep ini jika dilaksanakan dengan disiplin dan
konsisten bisa menghasilkan kemajuan yang cukup nyata!
Fondasi Six Sigma: DMAIC, Black
Belt, dan Tim Pelaksana
Seperti disebutkan sebelumnya, Six Sigma adalah suatu
metode yang sangat terstruktur. Nah, strukturnya terdiri
dari lima tahapan: Define, Measure,
Analyze, Improve, Control
(DMAIC)
Selain itu kesuksesan implementasi Six Sigma ditentukan
oleh kehadiran seorang (atau lebih) fasilitator yang memahami
manajemen dan penggunaan statistik; fasilitator ini (biar
gaya) diberi gelar Black Belt.
Namun yang terpenting di atas semua itu adalah team
pelaksana, yang sebaiknya terdiri dari anggota
yang berasal dari berbagai tim/departemen yang saling terkait
(cross-functional team).
Setiap tahap, mempunyai bagian-bagian yang mesti dilaksanakan
ataupun mempunyai jenis-jenis konsep statistik yang bisa
dipakai, walaupun sebenarnya untuk penggunaan statistik
bisa cukup fleksibel.
Define: pada tahap ini team pelaksana
mengidentifikasikan permasalahan, mendefiniskan spesifikasi
pelanggan, dan menentukan tujuan (pengurangan cacat/biaya
dan target waktu).
Measure: tahap untuk memvalidasi permasalahan,
mengukur/menganalisi permasalahan dari data yang ada.
Analyze: menentukan faktor-faktor yang
paling mempengaruhi proses (significant few opportunities),
artinya mencari satu atau dua faktor yang kalau itu diperbaiki
akan memperbaiki proses kita dramatis.
Improve: nah, di tahap ini kita mendiskusikan
ide-ide untuk memperbaiki sistem kita berdasarkan hasil
analisa terdahulu,melakukan percobaan untuk melihat hasilnya,
jika bagus lalu dibuatkan prosedur bakunya (standard operating
procedure-SOP).
Control: di tahap ini kita harus membuat
rencana dan desain pengukuran agar hasil yang sudah bagus
dari perbaikan tim kita bisa berkesinambungan. Jadi SOP
ini dibuatkan semacam metrics untuk selalu dimonitor dan
dikoreksi bila sudah mulaimenurun ataupun kalau ada perbaikan
lagi.
Kontroversi
Seperti disebutkan sebelumnya, Six Sigma cukup mengundang
kontroversi terutama dikalangan praktisi dibidang quality.
Pada satu sisi, banyak yang menganggap Six Sigma sebagai
suatu hal yang luar biasa hebat, simpel tapi powerful. Dianggap
sebagai suatu perbaikan dari TQM yang lumayan gagal diimplementasikan.
Banyak konsultan berlomba-lomba mencantumkan Six Sigma sebagai
salah satu jasa mereka ditambah buku-buku yang berlomba-lomba
masuk ke pasaran.
Di sisi yang berseberangan banyak praktisi yang skeptis
dengan Six Sigma: berpendapat tidak ada yang spesial (hanya
lain nama dari TQM), hanya merupakan flavor of the month,
overrated karena gencarnya liputan dari media massa dan
yang paling serius adalah mengenai kesalahan asumsi metrics
Six`Sigma. Salah satu artikel yang cukup menggambarkan sisi
yang berseberangan ini ditulis oleh seorang pakar dibidang
quality bernama Arthur Schneiderman dalam artikel yang berjudul
“Question: When is Six Sigma not Six Sigma?
Answer: When It’s the Six Sigma Metric!!”.
Artikel ini bisa dilihat di artikel sebelumnya. Artikel
lain yang cukup berimbang berjudul “What’s
Wrong With Six Sigma?“ ditulis oleh John
Goodman & Jon Theuerkauf di majalah Quality
Progress (terbitan American Society for
Quality) edisi January 2005. Artikel ini bisa dicari
di internet dengan Google (www.google.com) ataupun mesin
pencari lainnya.
Sekali lagi, diluar kontroversi itu, yang penting adalah
bahwa kita menggunakan konsep/metode ini, apapun namanya,
dalam pekerjaan kita. Hasilnya bisa sangat luar biasa, jika
kita disiplin dan konsisten.
Daftar Referensi
Pande, Peter S., Neuman Robert P, dan Roland R. Cavanagh.
The Six Sigma Way: Team Fieldbook, An Implementation Guide
for Process Improvement Teams. McGraw-Hill, 2002.
Schmidt, Stephen R., Kiemele, Mark J., and Ronald J. Berdine.
Knowledge Based Management: Unleashing the Power of Quality
Improvement. Colorado Springs: Air Academy Press & Ass,
1999.
Schmidt, Stephen R., Kiemele, Mark J., and Ronald J. Berdine.
Basic Statistics: Tools for Continuos Improvement 4th ed.
Colorado Springs: Air Academy Press & Ass, 1994.
