Tantangan dalam Implementasi Six
Sigma
Oleh: D. Manggala (19 Maret 2004)
Mungkin banyak diantara kita yang bertanya-tanya, kalau
Six Sigma sangatlah bermanfaat dan sudah berhasil membuat
berbagai perusahaan menjadi sangat kompetitif, mengapa tidak
semua perusahaan berusaha keras menerapkannya?
Nah, itulah tantangan dalam implementasi Six Sigma.
Banyak orang yang mengira, tantangan utama dalam menerapkan
Six Sigma adalah biaya training yang sangat besar ataupun
kemampuan karyawan yang tidak memadai untuk memahami konsep-konsep
statistik dan analitis. Ada juga yang berpendapat bahwa
ketidakberhasilan penerapan Six Sigma adalah karena tidak
menggunakan software yang tepat.
Namun dari pengamatan saya serta diskusi dengan orang-orang
yang berkecimpung dalam dunia process improvement
ini, keberhasilan implementasi Six Sigma sangat ditentukan
oleh komitmen manajemen dalam memperbaiki
proses di perusahaannya. Selain komitmen secara simbolis
(seperti CEO hadir pada setiap pembukaan training Black
Belt atau mensyaratkan penggunaan analisis statistik dalam
semua analisis data termasuk data-data keuangan), komitmen
yang lebih penting adalah dalam menyusun struktur organisasi
perusahaan yang tepat untuk mendukung strategi dalam memilih
proyek yang tepat dan orang/tim yang kompeten.
1. Menentukan proyek yang tepat
Memilih proyek atau proses yang tepat untuk diperbaiki disini
maksudnya adalah bagaimana kita memilih proses/proyek yang
benar-benar akan memberikan hasil yang sangat penting buat
keseluruhan kinerja perusahaan kita. Seringkali sebuah perusahaan
mempunyai banyak sekali proses yang ingin diperbaiki sehingga
timbul 'godaan' untuk memperbaiki semua dalam satu periode;
pendekatan yang tepat adalah apabila manajemen bisa memilih
20% dari semua proses yang bermasalah yang
akan berimpak terhadap 80% dari kinerja/keuangan perusahaan
(sesuai prinsip Pareto). Apabila proyek sudah dipilih dengan
baik, maka selanjutnya perlu dipilih orang-orang yang paling
cemerlang di perusahaan untuk memimpinnya.
2. Mengelola tim lintas-fungsi (cross-functional
team)
Suatu usaha memperbaiki proses biasanya memerlukan tim yang
terdiri dari wakil beberapa departemen/bagian yang berkaitan
untuk bersama-sama menyelesaikan permasalahan dan membawa
perubahan ke arah yang lebih baik. Peranan seorang Black
Belt dalam memimpin team lintas-fungsi adalah sangat penting.
Seorang Black Belt sebaiknya ditunjuk oleh manajemen untuk
memimpin proyek yang telah dipilih dengan baik. Bagaimanapun
kemampuan dalam memimpin organisasi (termasuk misalnya memimpin
rapat yang efektif) sangatlah penting selain pemahaman akan
metode DMAIC dan pengetahuan aplikasi statistik. Oleh karena
itu sangatlah vital disini peranan manajemen dalam memilih
seorang calon Black Belt termasuk menentukan jalur karir
yang tepat untuk mereka (termasuk kompensasi yang menarik).
Komitmen manajemen yang ekstra kuat sangat diperlukan karena
setiap usaha perbaikan proses melibatkan suatu perubahan,
baik besar ataupun kecil; jadi change management
sangat erat kaitannya dengan Six Sigma. Tanpa strategi yang
bagus dalam mengelola perubahan, karyawan mungkin akan jadi
skeptis atau malah menolak setiap usaha perbaikan.
Untuk Black Belt yang menjadi pemimpin suatu usaha perbaikan,
perlu ditekankan untuk tidak meremehkan hal-hal kecil di
lapangan. Black Belt sering kesulitan dalam melakukan implementasi
Six Sigma, kenapa? Bukan karena ia tidak punya kemampuan
statistik atau kurang memahami DMAIC, tapi justru karena
ia tidak mendapatkan data yang diperlukan! Bisa karena data
memang tidak ada atau bisa juga karena tidak mendapat dukungan
dari tim yang seharusnya menyediakan data tersebut. Selain
itu, diberbagai perusahaan, masalah kalibrasi alat ukur
adalah salah satu batu besar yang menghalangi implementasi
Six Sigma mengingat hal itu bukan hanya memerlukan biaya
besar tapi juga perlu waktu lama untuk menyelesaikan persoalannya.
Terakhir sebagai tambahan, menurut Rath&Strong dalam
buku kecilnya, tantangan terbesar dalam implementasi juga
timbul dari hal-hal “kecil” seperti, bagaimana
kita (Black Belt) bisa:
- Membuat semua anggota team selalu hadir dalam tiap pertemuan
- Membuat team tetap fokus dan tetap semangat
- Mendapatkan dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak
yang berkaitan
- Meyakinkan pemilik proses untuk menyetujui perubahan
Daftar Referensi
Federico, Mary, and Renee Beaty. Rath & Strong’s
Six Sigma Team Pocket Guide. McGraw-Hill, 2004.
